Le damos la bienvenida al primer y único tutorial que debiese ser necesario para que opere con Condor ERP.  Solo le tomará 15 minutos aprender como operar su sistema y transformarla en una valiosa herramienta de gestión par su negocio.

1. Introducción

Su empresa, independiente de su rubro, emite y recibe documentos que garantizan una operación entre: Ud y su cliente o Ud y su proveedor respectivamente.  Algunos de sus clientes pueden ser parte de facturación electrónica y otros no, lo mismo pasa con sus proveedores.  Por tanto, lo único que podemos saber es que a Ud de ahora en adelante le llegarán documentos de manera automática (a una dirección de correo electrónico) o por mano (la copia impresa).  A continuación encuentre la manera sugerida de operar Condor ERP para todos los casos de recepción y emisión de documentos.

2. Manos a la obra

De la introducción podemos entender que hay dos procesos claves: emitir un documento a algún cliente y recibir un documento de un proveedor.  Es importante considerar, que tanto los documentos que emito como los que recibo pueden ser físicoselectrónicos (¿Como puedo distinguirlos?).

2.1 Emisión de documentos

Si Ud tiene Condor ERP y ya no utiliza documentos manuales, entonces todo lo que haya emitido estará en el libro de ventas del periodo en el cual emitió los documentos.  Si quiere tener información actualizada de como emitir un documento puede ingresar aquí

Si Ud además utiliza talonarios de boletas, puede agregar los totales por rango en Menu Principal -> Documentos -> Ingreso Manual -> Boletas.  Esto agregará los totales al libro de ventas del periodo donde haya ingresado los rangos de boletas.

2.2 Recepción de documentos

Todos los sistemas de facturación electrónica deben seguir reglas establecidas por el SII.  Una de ellas, es que se cada vez que se emita un documento se debe enviar una copia del documento al SII y la otra a su Casilla de Intercambio.  Su casilla de intercambio es simplemente una dirección de correo electrónico donde ud recibe los documentos.  Si no sabe cual es su casilla de intercambio, es posible que nosotros la hayamos configurado por Ud.

Cuando un proveedor le emite un documento, este debería llegar a su casilla de intercambio.  Desafortunadamente esto no siempre es así, debido a malas configuraciones, filtros de correo en servidores y un largo etc.

2.2.1 Revisar la casilla de intercambio

Para revisar la casilla de intercambio solo debe ir al menu principal -> Documentos -> Recepciones -> Revisar Casilla.  Esto le mostrará una advertencia, pulse en “Revisar”.  Dependiendo de la cantidad de nuevos documentos que hayan llegado a su casilla desde la ultima vez que se reviso, el sistema se tomará mas o menos minutos para cargarlos.  Deje que esta operación termine por si sola, no actualize la pagina ni cierre el navegador, a menos que la operacion ya haya tardado demasiado (en cuyo caso por favor envienos un mensaje).  La operación habrá finalizado correctamente cuando reciba una advertencia con todo lo que se procesó desde la casilla de intercambio.

Para revisar los documentos que llegaron a la casilla, pulse en Menu Principal -> Documentos -> Recepciones -> Todas.  Esto le mostrará una lista por orden de llegada de los documentos de sus proveedores.  Uno por uno, puede ir aceptándolos y agregándolos al periodo contable que estime conveniente.  Luego de aceptar el documento este deberia quedar automáticamente asignado al libro de compras del periodo que seleccionó.

Ahora que ya tiene todos los documentos que le llegaron a la casilla de intercambio, debe agregar aquellos que no llegaron a través de ese medio pero que ud recibió de la mano del proveedor.  Para ingresar un documento de manera manual, pulse en Menu Principal -> Documentos -> Ingreso Manual -> Documentos.  Esto le mostrará una pantalla donde puede modificar cualquier parámetro del documento (fecha, emisor, destinatario, periodo al que se quiere cargar, y lo mas importante: el tipo de documento que es).  De este modo, Ud. puede ingresar de manera literal el documento recibido y se verá reflejado en el libro de compras del periodo al que lo haya agregado.  Recuerde que es importante saber que tipo de documento esta ingresando, si tiene mas dudas de esto puede leer este pequeño tutorial

Si hasta aqui todo va correctamente, entonces Ud deberia poder ver en el libro de compras el resultado de todas las operaciones que realizó con sus proveedores en un solo lugar y con los totales que posteriormente le ayudarán a calcular el pago de impuestos.

3. Resultados

Luego de haber ingresado sus compras y ventas, tendrá el resultado del ejercicio del mes.   Esto le permitirá ver y comparar ambos resultados para realizar la planificación financiera que corresponda teniendo la información actualizada y disponible en cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo.

Los libros de compra y venta de Condor ERP no lo eximen de llevar su Registro de Compra y Ventas en el SII, según la normativa vigente Ud. debe llevar el Registro de Compra y Ventas del SII y además mantener el suyo propio (en caso de generarse inconsistencias y requerir de una revisión).  Es importante que su contador y Ud. comprendan las implicancias de este hecho, pues el pago del impuesto se realiza en base al registro de compra y ventas del SII y no del suyo.

Recomendación de uso

Se recomienda mantener los Libros de Compra y Venta de Condor actualizados por Ud. con los documentos que recibe y emite en su empresa, de este modo, su contador podrá actualizar el Registro de Compra y Ventas del SII tomando simplemente la información disponible en Condor.   Esto le puede facilitar mucho su tarea de comunicación y coordinación con su contador.

Estamos a su disposición para cualquier duda que tenga con respecto al servicio y mejores practicas para utilizarlo.

Tutorial de inicio Condor ERP